Jak rozliczyć w księgach opłatę wstępną w leasingu operacyjnym?

Na podstawie umowy leasingu przyjęliśmy do używania maszynę produkcyjną. Jak należy ująć w księgach uregulowaną opłatę wstępną, jeśli dla celów bilansowych i podatkowych umowę tę zakwalifikowaliśmy jako leasing operacyjny?

W księgach rachunkowych opłata wstępna w leasingu operacyjnym zaliczana jest do kosztów, a jeśli jej kwota jest dla jednostki istotna, należy rozliczać ją w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Koszty w księgach ewidencjonuje się z uwzględnieniem zasad memoriału i współmierności, o których mowa w art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych rozlicza się z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe. Zatem opłatę wstępną należałoby zasadniczo rozliczać przez okres trwania umowy leasingu. Jej kwota powinna zostać ujęta na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" i sukcesywnie rozliczana poprzez odpisywanie odpowiedniej kwoty z konta 64-0 w koszty. Ponadto, jak wynika z pkt 5.1 i 5.3 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2018 r. poz. 77), opłaty z tytułu leasingu operacyjnego, w tym opłatę wstępną, należy rozliczać przez okres leasingu metodą liniową i obciążać nimi równomiernie, w jednakowej wysokości, koszty poszczególnych miesięcy lub kwartałów objętych okresem leasingu, co może wymagać dokonywania czynnych lub biernych rozliczeń międzyokresowych. Jeżeli jednak inny sposób rozłożenia tych opłat lepiej odzwierciedla rozkład w okresie leasingu korzyści czerpanych przez korzystającego z przedmiotu umowy lub różnice w wysokości opłat nie wpływają istotnie na koszty, to może on być także stosowany.

W jednostce prowadzącej pełny rachunek kosztów fakturę za opłatę wstępną w leasingu operacyjnym można zaksięgować:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30,

c) wartość netto faktury

- Wn konto 40-2 "Usługi obce",
- Ma konto 30,

d) zarachowanie opłaty wstępnej do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Następnie zarachowanie odpowiedniej części opłaty wstępnej do kosztów, na podstawie dowodu PK, można ująć:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.

W przypadku gdy w ocenie jednostki kwota opłaty wstępnej nie jest istotna, może ona zostać odniesiona jednorazowo w koszty działalności operacyjnej na podstawie faktury. Odpowiedni zapis dotyczący stosowania takiego uproszczenia powinien wynikać z polityki rachunkowości.

Warto zaznaczyć, że dla celów podatkowych, jeśli z umowy leasingu operacyjnego nie wynika, że opłata wstępna jest opłatą pobieraną na poczet usługi wykonywanej przez okres trwania umowy, to nie rozlicza się jej w proporcji do długości okresu, którego dotyczy. Wtedy opłata wstępna zaliczana jest do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia, tj. w dniu ujęcia wydatku w księgach w oparciu o fakturę. Bez znaczenia pozostaje, czy dla celów bilansowych jest ona rozliczana w czasie, czy zaliczono ją do kosztów jednorazowo.