Pierwsza opłata leasingowa - rozliczenie podatkowe i ujęcie bilansowe

Zasadą jest, że od wydatków na pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony podatnicy mogą odliczać 50% kwoty VAT wykazanej w fakturze. Powyższe ograniczenie stosuje się m.in. do wydatków związanych z używaniem ww. pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Ograniczenia, o którym mowa, nie stosuje się jednak w przypadku, gdy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. O wykorzystywaniu pojazdu do ww. celów nie decydują jednak wyłącznie okoliczności faktyczne - muszą być także spełnione warunki określone w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Przykładowo - za używane wyłącznie do celów firmowych uznawane są pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z tą działalnością jest nieistotne. Ustawodawca jednak wprost wskazał katalog pojazdów, o których mowa wyżej (patrz - art. 86a ust. 9 ustawy o VAT). Co istotne - potwierdzenia, iż dany pojazd mieści się w ww. katalogu, powinna dokonać okręgowa stacja kontroli pojazdów (pojazd powinien "przejść" pozytywnie dodatkowe badanie techniczne na stacji diagnostycznej). Dodatkowo, w dowodzie rejestracyjnym powinna być zamieszczona odpowiednia adnotacja o spełnieniu ustawowych wymagań.

Z pytania wynika, że pojazd, który podatnik użytkuje, "przeszedł" pozytywnie dodatkowe badanie techniczne na stacji diagnostycznej. Dodatkowo, w dowodzie rejestracyjnym jest adnotacja: VAT-2, a to oznacza, że jest to pojazd samochodowy, inny niż samochód osobowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu. Powyższe jest wystarczające do uznania, iż pojazd, który podatnik użytkuje, jest konstrukcyjnie przeznaczony do działalności gospodarczej. Od wydatków na ten pojazd (m.in. od rat leasingowych) podatnik może odliczać cały VAT, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Nie ma też konieczności składania do urzędu skarbowego informacji VAT-26.

Odliczenia VAT generalnie dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za miesiąc (kwartał), w którym podatnik (nabywca) otrzymał fakturę. W przypadku usługi leasingu operacyjnego, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (pod warunkiem, że faktura została wystawiona terminowo, czyli przed upływem terminu płatności). To z kolei oznacza, że odliczenia VAT nabywca może dokonać najwcześniej w rozliczeniu za miesiąc (kwartał) otrzymania faktury za opłatę leasingową.

U podatników prowadzących księgi rachunkowe

Niewątpliwie pierwsza (wstępna) opłata leasingowa z tytułu umowy leasingu operacyjnego, którego przedmiotem jest samochód wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Jest to bowiem wydatek mający na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

W przypadku leasingu, który dla celów podatkowych kwalifikowany jest jako leasing operacyjny, pierwsza (wstępna) opłata leasingowa podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów korzystającego (leasingobiorcy) na zasadach przewidzianych dla tzw. kosztów pośrednich (inaczej jest w przypadku leasingu finansowego, gdy przedmiot leasingu stanowi środek trwały u leasingobiorcy, a ww. opłata zwiększa wartość początkową tego środka trwałego). Opłaty tej nie można bowiem przypisać do konkretnego przychodu, wiąże się ona raczej z całokształtem prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty pośrednie są zasadniczo potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 15 ust. 4d ustawy o PDOP i odpowiednio art. 22 ust. 5c ustawy o PDOF).

Obecnie zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne prezentują pogląd, że wstępna opłata leasingowa (pierwsza opłata leasingowa, czynsz inicjalny), mająca charakter samoistny i bezzwrotny, nieprzypisana do poszczególnych rat leasingowych uiszczanych w trakcie trwania umowy, warunkująca zawarcie umowy leasingu, stanowi koszt jednorazowy w dacie poniesienia i nie trzeba jej rozliczać w kosztach podatkowych proporcjonalnie do czasu trwania umowy leasingu (w przeszłości kwestia ta wzbudzała wiele kontrowersji). Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2014 r., nr IBPBI/2/423-336/14/PH, a także WSA w wyroku z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Go 397/14 (orzeczenie nieprawomocne). W wyroku tym czytamy:

"(…) poniesiony koszt niewątpliwie ma charakter kosztu pośredniego i dotyczył opłat wstępnych wynikających z tytułu zawartych umów leasingu. Opłaty te warunkowały możliwość zawarcia umowy leasingu oraz wydania przedmiotu leasingu. Miały więc one charakter samoistny, nieprzypisany do poszczególnych rat leasingowych. W takim przypadku w płaszczyźnie podatkowej wstępne opłaty związane z (…) umowami leasingu powinny zostać zaliczone do kosztów jednorazowo, bez konieczności rozliczania ich w czasie. Dotyczyły bowiem one nie tyle samego trwania usługi leasingu, lecz w ogóle prawa do skorzystania z niego, skoro od ich uiszczenia uzależnione jest zawarcie umowy. Z zasady to właśnie bowiem od tej opłaty zależy, czy do leasingu w ogóle dojdzie (…)."

Uwaga! Powyższe nie eliminuje jednak wątpliwości w kwestii ujmowania ww. opłaty w kosztach uzyskania przychodów. Wątpliwości te wynikają z rozbieżności w interpretowaniu dnia poniesienia kosztu.

Przypomnijmy, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się zasadniczo dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku, a w razie ich braku - innego dokumentu, z wyjątkiem ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (zob. art. 15 ust. 4e ustawy o PDOP i odpowiednio art. 22 ust. 5d ustawy o PDOF). Według organów podatkowych, dzień poniesienia podatkowego kosztu pośredniego to dzień, na który dany wydatek został ujęty w księgach rachunkowych jako koszt. W związku z tym, jeżeli dla celów bilansowych wstępna (pierwsza) opłata leasingowa (dotycząca leasingu operacyjnego) będzie ujmowana w kosztach jednorazowo, to również jednorazowo należy ją zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli jednak omawiana opłata jest rozliczana w kosztach bilansowych w czasie, to również w czasie opłatę tę należy rozliczać w kosztach uzyskania przychodów. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 15 kwietnia 2014 r., nr ILPB4/423-33/14-4/MC.

Z kolei sądy administracyjne coraz powszechniej prezentują pogląd, iż za dzień poniesienia kosztu należy uznać dzień ujęcia wydatku w księgach rachunkowych na jakimkolwiek koncie, niekoniecznie na koncie kosztowym. Sposób rozliczania tej opłaty dla celów bilansowych (tj. w czasie) nie ma znaczenia dla momentu uznania jej za koszt podatkowy. Tak przykładowo uznał WSA w Bydgoszczy w wyroku z 13 maja 2014 r., sygn. akt I SA/Bd 228/14 (orzeczenie prawomocne):

"(…) za dzień poniesienia kosztu należy (…) uznać dzień wpisania w księgach rachunkowych wydatku na podstawie faktury (...).

(…) Skoro kwota wydatkowana przez spółkę na wstępną opłatę leasingową posiada wskazane (…) cechy (charakter samoistny, nieprzypisany do poszczególnych rat leasingowych), to zdaniem Sądu, może być jednorazowo zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia, tj. ujęcia tego wydatku w księgach rachunkowych. O rozliczeniu danego kosztu podatkowego w czasie decyduje bowiem w tym przypadku treść art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p., a nie zasady rachunkowości. (…)"

Uwzględniając powyższe, jeżeli podatnik nie chce wejść w spór z organami podatkowymi, to powinien pierwszą (wstępną) opłatę leasingową ujmować w kosztach podatkowych w tym samym okresie, w którym opłatę taką ujmie w kosztach bilansowych. Jeśli więc przykładowo opłatę tę jednorazowo odniesie w koszty bilansowe listopada br. (nawet gdy faktura dokumentująca tę opłatę wpłynie do firmy w październiku i w tym też miesiącu zostanie ujęta na koncie rozrachunkowym), to również w listopadzie opłata ta będzie stanowiła koszty uzyskania przychodów. Jeśli opłatę tę podatnik będzie rozliczał w kosztach bilansowych w czasie, to także w czasie opłatę tę będzie ujmował w kosztach podatkowych.

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów datą poniesienia kosztu podatkowego jest generalnie dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Zazwyczaj zatem data faktury (rachunku, itp.) wyznacza dzień, na który należy ująć koszt w księdze przychodów i rozchodów. Tę zasadę należy stosować bez względu na to, czy podatnik prowadzi księgę metodą uproszczoną, czy memoriałową. Trzeba przy tym pamiętać, że nieco inne zasady obowiązują przy ujmowaniu w księdze zakupu towarów handlowych lub materiałów. W takim przypadku niekiedy zapisu w księdze dokonuje się na podstawie opisu (§ 16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; Dz. U. z 2014 r. poz. 1037). Tę kwestię jednak tu pomijamy, gdyż nie ma ona zastosowania w analizowanej sprawie.

Zakładając zatem, że podatnik (prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów) otrzymał fakturę za opłatę leasingową wystawioną np. w październiku br., to faktura ta powinna być ujęta w księdze przychodów i rozchodów w październiku - pod datą jej wystawienia. Data sprzedaży wskazana w tej fakturze ani termin płatności nie mają tu znaczenia.

W przypadku leasingu, który dla celów bilansowych (podobnie jak dla celów podatkowych) kwalifikowany jest jako operacyjny, pierwsza (wstępna) opłata leasingowa odnoszona jest bezpośrednio w koszty (a nie poprzez odpisy amortyzacyjne - jak to ma miejsce w leasingu finansowym). Omawiana opłata przypisywana jest - zgodnie z zasadą memoriału - do okresu, którego dotyczy, niezależnie od terminu jej zapłaty.

W ustawie o rachunkowości brak jest regulacji, które wskazywałyby, w jaki sposób ewidencjonować w księgach rachunkowych wstępną opłatę leasingową. Kwestia ta została natomiast uregulowana w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 5 "Leasing, najem i dzierżawa" (KSR nr 5).

Z regulacji zawartych w tym standardzie (w pkt IV.1) wynika, że wstępną opłatę leasingową ustala się metodą liniową, w jednakowej wysokości i zalicza równomiernie do kosztów poszczególnych miesięcy lub kwartałów objętych okresem leasingu. Jeśli jednak inny sposób rozłożenia opłat leasingowych lepiej odzwierciedla rozkład w czasie korzyści czerpanych przez korzystającego z przedmiotu umowy, to może on być także stosowany.

Omawiana opłata może być rozliczana w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Ewidencja księgowa takiej opłaty może wyglądać np. następująco:

Rozliczenie opłaty wstępnej:

Zarachowanie opłaty wstępnej do kosztów:

Jednostka może zastosować również (w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości) inny sposób rozliczania wstępnej opłaty leasingowej, tj. może zaliczyć ją do kosztów bilansowych jednorazowo. Jest to możliwe pod warunkiem, że nie wpłynie to negatywnie na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz na jej wynik finansowy (zob. art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Faktura dokumentująca taką opłatę może zostać wówczas zaksięgowana np.:

Zarachowanie opłaty wstępnej jednorazowo do kosztów:

Mogą powstać wątpliwości, w którym momencie ująć wstępną opłatę leasingową w kosztach (jednorazowo) lub od którego miesiąca rozpocząć jej rozliczanie w czasie w sytuacji, gdy faktura dokumentująca taką opłatę zostanie wystawiona w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym udostępniono przedmiot leasingu. Uważamy, że data wystawienia takiego dokumentu, czy też termin zapłaty opłaty wstępnej nie mają tu żadnego znaczenia. Uwzględniając ww. zasadę memoriału należałoby naszym zdaniem uznać, że przykładowo: jeżeli faktura za opłatę wstępną zostanie wystawiona w październiku, ale przedmiot leasingu zostanie udostępniony leasingobiorcy w listopadzie, wówczas:

• jeżeli opłata wstępna ujmowana jest w kosztach jednorazowo - stanowi ona koszt listopada (będzie to także koszt podatkowy w listopadzie - zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych),
   
• jeżeli opłata wstępna jest rozliczana w kosztach w czasie - rozpoczęcie jej rozliczania w kosztach powinno nastąpić począwszy od listopada (podobnie będzie dla celów podatkowych - zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych).

Dekretacja:

Księgowania: